ВІДПОВІДНІСТЬ ДО ТРЕВЕЛ ПОЛІТИКИ, ЕКОНОМІЯ, КОНТРОЛЬ


travel-policy-compliancebig


Відповідність до тревел політики


«Погані звички» співробітників, пов’язані з організацією ділових подорожей, коштують компаніям мільйони на рік. Це не можна ігнорувати. В компаніях завжди є такі співробітники, що бронюють поїздки «в останню мить», тобто за день до початку, щедро використовуючи бюджет компанії. Є інші, що бронюють достатньо заздалегідь, проте перед початком поїздки роблять коштовні зміни до свого бронювання. Є і такі, що бронюють переліт та проживання в готелі в обхід визначених тревел політикою компанії пріоритетних постачальників ( авіа компаній, готелів, тощо). Ми працюємо з міжнародними і національними компаніями, розробляючи такі корпоративні тревел політики і програми пріоритетних постачальників, що відповідають специфіці кожного департаменту компанії, кожного регіону, де компанія веде свою діяльність. Ми допомагаємо підвищити рівень відповідності поїздок до тревел політики і зменшити витрати компанії на організацію ділових поїздок. Так, опір вимогам тревел політики – є загально поширеним явищем. Обмеження на використання бізнес класу або ліміти на проживання у готелях однаково не популярні у будь який компанії. Проте ми маємо досвід створення гнучких тревел політик, що враховують інтереси і потреби всіх сторін. Тут велику роль відіграють технології. Інструменти он-лайн бронювання, що пропонує HRG, мають можливість персоніфікації з тим, щоб користувачі робили бронювання у відповідності до тревел політики компанії і навіть більше – за погодженням із компанією, дозволяють бронювати лише найдешевші тарифи, що є в наявності або корпоративні тарифи компанії, наприклад. Користувачі під час бронювання отримують рекомендації із системи щодо відповідності тих чи інших варіантів бронювання тревел політиці компанії. Простий і дружній інтерфейс он-дайн бронювання, а також можливість самостійно підбирати варіанти перельотів і готелів, як традиційних, так і бюджетних, також мінімізують бажання Ваших колег бронювати на дешевих і сумнівних сайтах.


Економія


В нашому розумінні, це безперервна оптимізація витрат на ділові поїздки за рахунок стратегічних рекомендацій, що надає Вашій компанії команда експертів HRG Ukraine. Ми створюємо і розвиваємо тревел політики для наших клієнтів, консолідуємо і аналізуємо дані по витратах компанії, ведемо переговори з безпосередніми постачальниками послуг, впроваджуємо техніки запобігання додаткових витрат ( бронювання заздалегідь, фіксування долі он-лайн бронювання, програми заохочення співробітників до виконання вимог тревел політики, гейміфікація). Ми успішно нівелюємо вплив інфляції на наші власні збори за обслуговування клієнтів, постійно працюючи над оптимізацією робочих процесів в HRG і контролюючи свої власні витрати. Результат Ви можете оцінити у вигляді реальних цифр економії в Ваших звітах.


Контроль


Відомі компанії часто звертаються до HRG з запитом терміново надати чітку картину про структуру і обсяг витрат на ділові поїздки і, відповідно, яким чином їх можливо скоротити. HRG виконує роль своєрідного «паспортного контролю». Ми швидко ідентифікуємо в яких питаннях відділу купівлі або адміністративному відділу необхідна наша експертна допомога і надаємо необхідні звіти, що відображають як саме витрачається бюджет на ділові поїздки, куди саме спрямовуються основні грошові потоки. Наші технології дозволяють надавати детальні звіти з урахуванням детальної структури витрат в будь який момент часу. В інструменти он-лайн бронювання, що не обмежуються виключно авіа квитками, а охоплюють також готелі і залізничні квитки в Україні та за кордоном, а також медичне страхування, інтегровані тревел політики компаній, процедури погодження поїздок та звітність. Це дозволяє контролювати витрати фактично в режимі он-лайн, а не аналізувати постфактум, як це відбувається з традиційною офф-лайн організацією ділових поїздок.