10 ПОРАД З ОРГАНІЗАЦІЇ КОМФОРТНОГО ВІДРЯДЖЕННЯ


10 ПОРАД З ОРГАНІЗАЦІЇ КОМФОРТНОГО ВІДРЯДЖЕННЯ

Ці десять порад дозволять поєднати роботу з відпочинком і отримати максимальне задоволення від поїздки. Зрозуміло, не заважаючі справі.

Порада 1. Підготовка


У багатьох, особливо великих компаніях, організацією ділових поїздок співробітників займається так званий тревел відділ, який володіє повною інформацією про тревел політику компанії, а також про різні нюанси, пов'язані з діловими поїздками. І тому Вам залишається всього лише спланувати маршрут заздалегідь, передати його в тревел відділ, і за їх допомогою, підібрати варіанти по переїзду і проживанню, які будуть зручні саме для Вас.

Перед поїздкою необхідно підготувати комп'ютер до роботи, скопіювати всі необхідні файли, з'ясувати як отримати в іншій країні доступ в інтернет. Чи є безкоштовний Wi-Fi в готелі і в номері, якщо ж ні, можна заздалегідь знайти недалеко від готелю кафе з безкоштовним інтернетом.


Порада 2. Вибір комфортабельності готелю


Як правило у всіх компаніях, рівень витрат на проживання в готелі у відрядженні регламентується бюджетом, що залежить від посади співробітника, характеру поїздки та подібних факторів. В рамках одного і того ж бюджету можна влаштуватися з абсолютно різним рівнем комфорту. Рекомендуємо звернути увагу на речі, які реально можуть допомогти в діловій подорожіі зробити роботу більш ефективною – наявність якісного Інтернету та можливості орендувати конференц-зал або кімнату для переговорів, якщо в цьому виникне термінова необхідність.


Порада 3. Вихідні у відрядженні


Плануючи поїздку (особливо в цікаве місце), можна заздалегідь домовитися з керівництвом про можливість затриматися у відрядженні на вихідні, які можна витратити на огляд визначних пам'яток або невелику подорож по околицях. У випадку, якщо співробітник бере на себе витрати, пов'язані з проживанням в цей період, то відмови, швидше за все, не буде. При цьому необхідно зазначити, що чесна заява в цьому випадку краще, ніж спроби штучно затягнути строки відрядження, мотивуючи їх необхідністю вирішити якесь питання в понеділок.


Порада 4. Літак чи потяг


Зрозуміло, є такі місця, куди досить важко дістатися потягом, проте якщо дорога до пункту призначення невелика, то частіше більш вигідним є поїхати комфортабельним потягом, аніж літаком. Іноді варто відправитися ввечері зі свого міста потягомі, аби вранці бути в точці призначення, відносно свіжим та виспаним, аніж рано-вранці їхати в аеропорт, проходити виснажливі процедури контролю, очікування, посадки, добиратися з аеропорту в місто призначення.


Порада 5. Бронювання квитків


Завчасне бронювання квитків дозволяє суттєво заощадити бюджет або, в рамках бюджету, отримати більш якісні умови та сервіс протягом поїздки. Окрім цього слід звернути увагу на вибір компанії-перевізника та їхні умови, тип літака або вагона, харчування, додаткові витрати на перевезення багажу та інше. 


Порада 6. Митниця


Для того, щоб при закордонному відрядженні без проблем скористатися «зеленим коридором» на митниці, слід заздалегідь потурбуватися про вивчення митних правил країни. Слід врахувати, що є деякі країни, в яких органи держбезпеки мають право заглянути у файли на вашому комп'ютері або навіть смартфоні. У деяких же під забороною знаходяться програми для шифрування. Тому доцільно все, що не призначається для чужих очей, з собою не возити, а залишити на корпоративних серверах і отримувати до них доступ через захищене з'єднання.


Порада 7. Харчування


Прагнення спробувати національну кухню цілком зрозуміле, проте в діловій подорожі занадто експериментувати все ж не варто. Отруєння або алергічна реакція у відрядженні може занадто дорого коштувати. Краще харчуватися зрозумілими стравами в пристойних ресторанах або ж у міжнародних мережах швидкого харчування.


Порада 8. Одяг за сезоном та погодою


Збирати гардероб в поїздку слід виходячи з погоди і запланованих зустрічей. Найкраще взяти з собою діловий костюм темного кольору і декілька сорочок. Діловий костюм можна відпрасувати в будь-якому більш-менш пристойному готелі.


Порада 9. Визначні місця


Відрядження – це в першу чергу ділова поїздка, тому часу для відвідування музеїв і галерей, швидше за все, не буде. Однак милуватися архітектурою і природою можна в будь-який час. Прогулянка містом може наситити враженнями, проте не слід занадто відхилятися від туристичних маршрутів.


Порада 10. Шопінг


Зроблені у відрядженні покупки можуть принести чимало задоволення не лише в плані спогадів про подорож, але й у практичному сенсі. Наприклад, відвідавши Італію в сезон розпродажів можна значно поповнити гардероб за цілком розумну ціну, а у Південно-східній Азії можна вигідно придбати електроніку. А з урахуванням існуючої в багатьох країнах практики повернення податків при вивезенні товарів, вигода буде пристойною.